Er du i overvejelsen om at starte en virksomhed? Så vil jeg mene at noget af det første man skal have styr på, er hvordan ens it systemer skal spille sammen. Sammenspil mellem IT systemer er i dag en fundamental ting som er meget vigtig at have styr på. Hos mange virksomheder er der rigtig mange computere tilsluttet, hvor alle skal spille sammen fra når sælgerne laver en ordre til lageret modtager den og kan pakke den og til økonomiafdelingen der kan se at der tikker penge ind på kontoen. Et system der klarer disse ting hedder et EDI system. EDI forbinder ikke bare din virksomhed men gør det også muligt at snakke sammen med it systemer hos dine leverandører og dine kunder. EDI står for Electronic Data Interchange eller på danske elektronisk udveksling af data, som gør det muligt at spille it systemer sammen. Her er nogle af de ting, der som minimum er vigtige at følger it systemerne i hele virksomheden.
Fakturaer – det er vigtigt når der bliver lavet et salg, af faktura er til at tilgå for alle det er relevant for.
Ordrer – hvis lageret er stort er det vigtigt at kunne se hvem der pakker hvad og hvornår. Derfor skal ordrene gerne kunne tilgås alle steder fra.
Følgesedler – skal gerne kunne printes ellers sendes fra alle computere i systemet, så man kan klare den del fra alle systemer i virksomheden.
Varekataloger – skal kunne ses af kunder og leverandøre, så man ved hvornår det er tid til at fylde op eller tage kontakt til ens kunder.
Logistikdokumenter – er en god ide at kunne dele i hele virksomheden over it systemerne så man kan klare alle logistik opgaver, uanset hvis ansvar det er at få dette til at ske.
Et eksempel alle kender.
Hvis man skal give et eksempel på et godt velintegreret EDI system som alle de kender, og de fleste har haft erfaringer med, er det når man har været til lægen og skal have noget på recept. Så kan man få det bestilt fra sin læge og på apoteket står det i ens CPR nummer, så man kan afhente det ved hjælp af sit sygesikrings kort eller ved at sige sit nummer. Så har apoteket modtaget ordren, så at sige, fra lægen og kan ved hjælp af deres EDI system udføre den ordre, ved at sælge dig medicinen.
EDI systemernes dokumenttyper.
Når man skal til at have EDI systemer i sin virksomhed er der en række EDI standarder for dokumenttyper og formater. De mest almindelige og brugte systemer er EDIFACT, X12, Tradacoms og NemHandel også kaldet (OIOUBL). Disse standarder er lidt forskelligt brugt efter hvilken branche og hvor i landet man bor, så det kan godt svinge lidt hvilken der er god at bruge.
Er der intet der passer til dig behov, af et standard dokument, kan man få lavet sine egne skræddersyede dokumenttyper – som kan klare alle de ting som jeres virksomhed har brug for til at få jeres IT systemer til at virke godt.
Man kan få EDI systemer på hovedsagligt 2 måder.
Man kan få en hosted model, hvor man bruger en anden virksomhed, som har specialiseret sig i EDI systemer til at hoste systemer i deres datacenter og man kan køre et installeret system på ens egne servere, hvis man har disse.
Bruger man det hostede er det nemmere at komme i gang hos en virksomhed der har lavet servere til dette. Hvis man har en god it afdeling allerede, er on-site modellen måske at foretrække.
Du kan læse mere om EDI systemer online her: http://bizbrains.dk/edi/hvad-er-edi/ og find ud af om det er noget i har brug for i firmaet.
Skriv et svar